Verantwortlichkeit und Verantwortung werden im normalen Sprachgebrauch synonym verwendet. Im Zusammenhang mit dem Responsibility Process machen wir einen Unterschied, der gerade im Organisations- oder Führungskontext mehr Klarheit schaffen kann:
Verantwortung meint den mentalen Zustand, also mein in mir liegendes Gefühl von Inbesitznahme meines Problems. Verantwortlichkeit hingegen hat mit der Frage zu tun, welche Performance-Erwartungen zwischen mir und anderen liegen, also für was ich zuständig bin und Rechenschaft („accountability“) ablegen muss. Verantwortung kann nur genommen und nicht verordnet werden. Verantwortlichkeit kann ich als Führungskraft übertragen. Ihre Einhaltung einzufordern, ist wiederum Teil meiner Führungsverantwortlichkeit. Ob die Aufgabe aus dem mentalen Zustand Verantwortung oder Verpflichtung erledigt wird, kann nur jeder für sich selbst entscheiden. Verantwortlichkeiten sind ungenau und hängen der Realität oft hinterher. Deshalb ist es für erfolgreiche Organisationen so wichtig, Menschen zu haben, die sich immer zuständig oder ermächtigt fühlen, Probleme in Besitz zu nehmen.